Agil oder nicht: Wann welche Methode die richtige ist …

Nach dem Motto „Das haben wir immer so gemacht“ halten viele Unternehmen auch im Zeitalter der Digitalisierung an bewährten Projektmanagementmethoden fest. Doch immer öfter stellen sie fest, dass sie so zu langsam sind oder gar scheitern. Ebenso gibt es Unternehmen, die versuchen, für alle Projekte neue Innovationsmethoden anzuwenden – und ebenfalls nicht zum Ziel kommen. Woran liegt das? Ganz einfach: Jedes Projekt erfordert eine individuelle Vorgehensweise. Grundsätzlich gilt dabei: Der Grad der Komplexität einer Aufgabe entscheidet aber darüber, welche Arbeitsweisen oder -methoden zum Einsatz kommen. Je komplexer die Aufgabe, umso eher eignen sich agile Projektmanagementmethoden. Tatsächlich machen sich viele Unternehmen im Vorhinein aber gar nicht bewusst, ob ein Projekt als „einfach“ oder als „schwierig“ einzustufen ist. Doch diese Einordnung müssen sie vornehmen, um die Umsetzungsmethode auszuwählen, die zum Erfolg führt.

Einfach oder komplex? So können Projekte richtig eingeordnet werden

Bei der Feststellung des Schwierigkeitsgrads eines Projekts und der Auswahl der Projektmanagementmethoden leistet die sogenannte Stacey-Matrix des britischen Professors für Management Ralph Douglas Stacey eine wichtige Hilfestellung.

• Danach zeichnen sie einfache Projekte dadurch aus, dass sowohl die Anforderungen als auch der Weg, diese zu erfüllen, klar sind. Bei der Durchführung eines einfachen Projekts können sich Unternehmen daher auf bewährte Routinen und klassische Projektmanagementmethoden verlassen.
• Auch bei komplizierten Projekten sind ein Großteil der Vorgehensweise und auch die benötigte Technik vorgegeben. Klassische Beispiele für komplizierte Projekte sind z. B. Fertigungsstraßen in der Automobilindustrie.
• Komplexe Projekte – z. B Softwarelösungen – dagegen, deren „Was?“ und „Wie?“ nicht auf der Hand liegt, erfordern agile Methoden. Nur so kann ein Unternehmen sehr flexibel auf Änderungen reagieren.

Mit kleinen Schritten zum großen Erfolg

Nach wie vor gibt es gerade in etablierten Unternehmen viele Vorbehalte gegenüber agilen Methoden. Agile Vorgehensweisen dürfen jedoch nicht mit planlosem Vorgehen verwechselt werden. Aufgrund der kleinschrittigen Vorgehensweise mit häufigem Kundenfeedback sind agile Methoden extrem genau – nur eben in sehr kurzen Schritten. So bleibt ein Unternehmen bei neuen Projekten flexibel und läuft nicht zu lange in eine falsche Richtung.

Viele Start-ups wenden bei komplexen Projekten übrigens zwangsläufig agile Methoden an, da die Entwicklungsgeschwindigkeit des Unternehmens sehr stark an das Kundenfeedback gebunden ist. Diese Methoden versetzen sie in die Lage, möglichst viele Ideen in möglichst kurzer Zeit auszuprobieren. So kommen sie dem vorgegebenen Ziel bzw. ihrer Vision Schritt für Schritt – manchmal auch auf Umwegen – näher.

Bei der Entscheidung für oder gegen eine agile Vorgehensweise kann es sinnvoll sein, sich Unterstützung von außen zu holen. Die Innovationscoachs des Digital Hub Logistics beraten Unternehmen bzw. ihre Start-ins im Rahmen der Start-in Factory dabei, wann nutzerzentrierte Innovationsmethoden oder ein agiles Projektmanagement Sinn machen und wählen passende Innovationsbausteine zu, um die Unternehmen zum Einsatz dieser Methoden zu befähigen. Dazu gehören etwa Design Thinking, Lean Start-up – zum Beispiel das Konzept des Minimal Viable Products (MVP) – und Lean Innovation oder Scrum. Experten aus dem Hub sowie bei Bedarf auch externe Dienstleister führen die Unternehmen umfassend in das Thema ein. Der Innovationscoach achtet aber auch im Verlauf des Innovationsprozesses darauf, dass die Methoden konsequent und richtig angewendet werden. Das zahlt sich aus: Studien zeigen, dass agile Unternehmen häufiger überdurchschnittliche Margen haben und stärker wachsen als der Durchschnitt.

Das Beispiel des Start-ins BG.evolution verdeutlicht sehr gut, wie man mit agilen Methoden einen schnellen Umsetzungserfolg in mittelständischen Unternehmen erzielen kann: Das Start-in setzt dabei insbesondere auf Minimal Viable Products – ein Begriff aus dem Silicon Valley. Hier wird das Produkt Schritt für Schritt und immer wieder auf der Basis des Feedbacks von Kunden weiterentwickelt.